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O que faz um assistente administrativo: Guia da profissão

  • Carreira

Descubra o que faz um assistente administrativo e como iniciar na profissão. Guia completo!

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Para quem busca uma carreira com diversas oportunidades no mercado de trabalho, basta uma visita rápida a sites de emprego como Vagas.com e Catho, para encontrar uma grande demanda por assistentes administrativos. 

Esses profissionais são os pilares das empresas, responsáveis por uma ampla gama de tarefas que garantem o bom funcionamento dos negócios. 

Mas, o que de fato faz um assistente administrativo? Quanto ganha e quais as habilidades e conhecimentos necessários para atuar na área? Aqui, vamos explorar exatamente esses pontos, destacando as principais vantagens da profissão e como entrar nesse mercado. Faça uma ótima leitura.

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O que faz um assistente administrativo: Guia da profissão

O que faz um assistente administrativo?

O assistente administrativo é um elemento central para qualquer empresa que valorize a eficiência operacional, já que este profissional é o grande responsável por desempenhar uma série de tarefas que mantêm o cotidiano empresarial organizado.

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Entre suas principais responsabilidades estão:

  • Gerenciamento de comunicação: Responder telefonemas, enviar e-mails e manter a comunicação clara e eficaz dentro e fora da empresa
  • Organização de documentos: Arquivar documentos de forma sistemática, tanto físicos quanto digitais, para fácil acesso e manutenção
  • Suporte logístico: Coordenar logísticas de viagens de negócios, organizar salas para reuniões e garantir que todos os recursos necessários estejam prontos e disponíveis
  • Apoio à gestão financeira: Auxiliar na elaboração e no controle de orçamentos, na gestão de faturas e no acompanhamento de despesas

Portanto, possuir capacidade de organização, ser meticuloso com detalhes e eficiente em multitarefas são algumas das habilidades primordiais para ter sucesso nessa posição, mas sobre isso falaremos mais no próximo tópico.

Habilidades e qualificações necessárias para ser um assistente administrativo

Como você pôde ver acima, para ser bem-sucedido como assistente administrativo, algumas habilidades essenciais são necessárias. Vamos explorar cada uma delas mais a fundo:

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Comunicação

A habilidade de se comunicar de maneira clara e eficiente é um dos pontos mais importantes para atuar como um assistente administrativo. 

O que envolve capacidade de conversar e escrever de forma compreensível e profissional, além de saber ouvir ativamente para entender as necessidades dos clientes e da equipe, garantindo que todas as informações sejam transmitidas sem mal-entendidos.

Organização e gerenciamento de tempo

Assistentes administrativos frequentemente lidam com múltiplas tarefas. Ser organizado permite que você mantenha os arquivos em ordem, gerencie agendas apertadas e cumpra prazos rigorosos. 

Logo, a habilidade de gerir o tempo de maneira adequada ajuda a priorizar tarefas, maximizar a produtividade e minimizar o estresse no ambiente de trabalho.

Conhecimento em softwares de escritório

A tecnologia é uma parte integral do trabalho de quase todas as profissões, e aqui não é diferente. 

Proficiência em programas de computador, como Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) e Google Workspace (Docs, Sheets, Slides), é essencial. 

Atenção aos detalhes

Detalhes importam quando se trata de preparar documentos, organizar eventos ou gerenciar agendas. Um pequeno erro pode ter consequências significativas.

Dessa forma, a atenção meticulosa aos detalhes assegura que todas as tarefas sejam executadas com precisão e que nenhum elemento seja negligenciado.

Resolução de problemas e proatividade

A capacidade de antecipar problemas e oferecer soluções antes que eles ocorram é uma característica valiosa em um assistente administrativo.

Essa proatividade não só resolve desafios de maneira eficiente, mas também melhora o fluxo na execução das atividades e a satisfação no ambiente de trabalho.

Qualificações

Quanto à formação, o ensino médio completo é frequentemente o mínimo exigido. No entanto, ter um diploma em áreas como administração, secretariado ou comunicação pode ser um diferencial. 

Certificações específicas, como em softwares de escritório ou gestão de projetos, também podem impulsionar as chances de ascensão na carreira. Outros cursos relevantes incluem:

  • Técnico em administração: Oferece conhecimentos práticos sobre gestão empresarial, contabilidade e recursos humanos
  • Tecnólogo em processos gerenciais: Foca em gestão e operações, preparando o profissional para lidar com desafios administrativos em vários setores

Como se tornar assistente administrativo

Agora que você entende o que faz e quais habilidades e competências necessárias para atuar como assistente administrativo no mercado, chegou a hora de colocar a mão na massa e ir à procura das suas primeiras oportunidades. 

Aqui está um passo a passo completo para iniciar a sua carreira:

1. Formação

Investir na sua educação deve ser o primeiro passo. Existem muitos cursos técnicos gratuitos disponíveis online que podem fornecer conhecimentos fundamentais sobre as funções administrativas. 

Para aqueles interessados em uma formação mais aprofundada, o ensino superior é uma excelente escolha. Se o custo é uma preocupação, considere oportunidades de bolsas ou opte por faculdades EAD, que geralmente oferecem programas mais acessíveis financeiramente.

2. Crie o seu currículo

Entender o que colocar no currículo com o objetivo de desenvolver uma apresentação impactante e estruturada é essencial. 

Para isso, destaque suas habilidades e experiências mais relevantes, mesmo que em estágios ou trabalhos voluntários, caso seja o seu primeiro emprego, e a formação que você adquiriu. 

Certifique-se de incluir objetivo profissional, cursos e certificações que sejam pertinentes ao cargo de assistente administrativo.

3. Procure oportunidades

Utilize sites de emprego e redes sociais profissionais como o Linkedin para encontrar oportunidades de trabalho. 

Essas plataformas são excelentes recursos para se conectar com empregadores e descobrir vagas na área administrativa. Configure alertas de emprego para receber atualizações quando novas vagas forem publicadas.

4. Envie o seu currículo

Após encontrar vagas que correspondam ao seu perfil e interesses, envie seu currículo. Personalize a carta de apresentação para cada aplicação, destacando como suas habilidades e experiências são adequadas para a posição específica.

5. Entrevista de emprego

Prepare-se adequadamente para as entrevistas de emprego

Pesquise sobre a empresa e esteja pronto para responder tanto a perguntas gerais quanto específicas relacionadas à função de assistente administrativo.

Pratique suas respostas para as perguntas mais comuns e escolha um traje profissional que transmita uma imagem séria e preparada.

Salário e possibilidade de crescimento

O salário de um assistente administrativo no Brasil, segundo dados do Glassdoor, varia entre 2 e 3 mil reais por mês. Contudo, essa faixa salarial pode variar dependendo da região, do tamanho da empresa e do nível de conhecimento do profissional.

Perceba que ao adquirir experiência e formação contínua, um assistente administrativo pode subir para posições de maior responsabilidade, como gerente administrativo ou diretor de operações, onde os salários e benefícios são consideravelmente maiores, chegando até impressionantes 30 mil reais por mês.

Investir na carreira no setor administrativo é, portanto, uma escolha promissora para aqueles que buscam estabilidade e oportunidades de desenvolvimento profissional. 

Ainda com dúvidas sobre o que faz um assistente administrativo ou se vale a pena investir nessa carreira? Comente na caixa de comentários abaixo que nós, do Oportunidades Profissionais, vamos te ajudar!

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