Trabalho Home Office: Entenda como funciona e dicas para ser mais produtivo

Durante a pandemia do Coronavírus em 2020, o isolamento social se tornou a principal arma para diminuir o contágio da COVID-19 na população em escala global. No Brasil, as empresas também precisaram agir rapidamente e do dia para a noite muitas companhias optaram por migrar para o home office.

Na maioria dos casos, o trabalho remoto não pôde ser planejado. Isso gerou um enorme desafio para as empresas manterem os mesmos níveis de produtividade na nova realidade e muitos profissionais foram forçados a ser adaptar a um novo formato de trabalho, em um ambiente que não estavam acostumados, a sua própria casa.

Para lidar melhor com essas mudanças, neste artigo vamos apresentar dicas e boas práticas sobre como funciona o trabalho home office e como aumentar a sua produtividade trabalhando remotamente.

Como funciona o trabalho Home Office?

Embora a tradução de “Home Office” signifique “escritório de casa”, o conceito é aplicado a “trabalho remoto“, realizado fora das dependências da empresa, geralmente na casa do colaborador ou em espaços compartilhados, como cafés e locais de coworking.

No home office, o colaborador exerce suas atividades de trabalho fora da empresa, mantendo contato com seus líderes e colegas por meio de reuniões online, e-mails, ligações telefônicas ou aplicativos e softwares de mensagens.

Entretanto, o home office não é acessível para todos os profissionais. O trabalho remoto é mais indicado para profissões que precisam apenas de um computador e conexão com a internet para desempenhar suas funções.

Patrícia Ayres, CEO da Talentos Consultoria de RH, acrescenta que, além da questão técnica, é preciso avaliar o perfil do profissional.

Segundo ela, “não são todos os profissionais que podem trabalhar remotamente têm perfil necessário para manter o home office produtivo e com qualidade. A pessoa precisa ser capaz de planejar e organizar o seu próprio trabalho, bem como ter disciplina e concentração para realizá-lo.”

Uma pesquisa realizada pela Regus, com mais de 20.000 trabalhadores em mais de 100 países, apontou que para 45% dos entrevistados o maior desafio do trabalho remoto é conseguir se concentrar no trabalho.

Por isso, além de entender como funciona o trabalho remoto, é fundamental que você conheça as melhores dicas para melhorar a produtividade no home office.

Como aumentar a produtividade no Home Office

O Oportunidades Profissionais consultou especialistas e pessoas com experiência em trabalhar remotamente, para oferecer uma lista completa de práticas para melhorar a sua produtividade no trabalho remoto.

Criar hábitos de produtividade

Segundo a neurociência, criar hábitos é essencial para aumentar a produtividade em home office.

Os hábitos surgem porque o cérebro está o tempo todo procurando maneiras de poupar esforço. Desta forma, ao criar hábitos no home office, você consegue realizar algumas tarefas de forma inconsciente e “automática”.

“O cérebro atua assim para poupar energia”, descreve a neurocientista Thaís Gameiro, sócia-fundadora da Nêmesis Neurociência Organizacional.

Veja alguns hábitos para melhorar o seu desempenho no trabalho em casa:

Horário fixo

Manter uma rotina com horários fixos ajuda o cérebro a entender quando você está em horário de trabalho e aumenta a sua concentração.

Espaço definido

Defina um local para ser o seu posto de trabalho e crie o hábito de trabalhar somente ali. Mudar constantemente de lugar irá dificultar a sua concentração.

Troque de roupa para trabalhar

O ritual diário de preparo para o trabalho é importante para reforçar ao seu cérebro em que momentos você está trabalhando.

Mesa organizada

Mantenha a sua estação de trabalho organizada. O córtex cerebral é sensível à desordem visual, prejudicando a atenção e esgotando as funções cognitivas rapidamente. Assim, mantenha à vista somente o essencial.

Leia também: Empresas que contratam para trabalhar pela internet

Cuide do seu conforto e da sua saúde

É muito difícil se concentrar no trabalho, se você não está se sentindo confortável. Em alguns casos, o desconforto a longo prazo pode evoluir para dor crônica ou problemas de saúde.

Por isso, invista em conforto para manter o seu trabalho fluindo bem:

Posição

Ajuste a altura do monitor do seu computador para ficar na altura dos seus olhos.

Tela

Utilize película de proteção antirreflexo para a tela do seu computador.

Postura

Compre uma cadeira ergonômica, que dê sustentação à sua região lombar e apoio para os cotovelos.

Iluminação

Ajuste a iluminação do ambiente e o brilho do monitor a um ponto em que não seja necessário forçar a vista para executar qualquer atividade do trabalho.

Temperatura

Invista em um aparelho de ar condicionado ou ventilador, para refrescar o ambiente em dias quentes.

Evite as Distrações e Seja Mais Produtivo

A disciplina é fundamental para melhorar a produtividade em home office. Neste quesito, é necessário evitar as distrações durante o horário de trabalho:

Tranquilidade

Escolha um local de trabalho com pouca movimentação de pessoas e que não tenha muitos ruídos externos.

Som ambiente

O silêncio absoluto não ajuda a sua concentração. Seu desempenho pode ser melhorado com um som ambiente ou música agradável.

O barulho de uma fonte de água artificial ou uma playlist “Deep Focus” do Spotify ajudam a aumentar a produtividade no home office.

Hidratação

Deixe um copo ou uma garrafa d´água perto de você, para não ter que ir à cozinha.

Eletrodomésticos

Não deixe aparelhos domésticos funcionando enquanto você trabalha, como fogão ou máquina de lavar.

Televisão

Desligue os aparelhos de TV, quando estiver trabalhando.

Notificações

Silencie as notificações dos aplicativos do celular e do computador, que não são utilizados para o trabalho.

Se os aplicativos de mensagens são meios importantes para se comunicar durante o trabalho, silencie os demais contatos e grupos pelo período em que estiver trabalhando.

Redes sociais

Não acesse as redes sociais. Elas não ajudam no seu trabalho.

Estabeleça limites

Deixe claro para as pessoas com quem você mora qual é o seu horário de trabalho. Seja incisivo em dizer que durante esse período você não estará disponível.

Tecnologia Eficaz

Os aparelhos e gadgets tecnológicos são essenciais para o home office. Sem eles, o trabalho simplesmente não acontece.

Gustavo Matera é CEO do Marketing Objetivo, agência de marketing digital no Rio de Janeiro, que desde 2005 conta com parte da sua equipe espalhada por todo o Brasil em home office.

Segundo ele, com algumas medidas simples é possível evitar problemas que podem atrasar as suas rotinas ou até mesmo impedir você de trabalhar:

Atualizações

Mantenha seus softwares e aplicativos atualizados. A atualização constante previne erros nos programas e aumenta a segurança dos seus dispositivos.

Segurança

Proteja os seus aparelhos com antivírus e evite que sejam danificados ou acessados por pessoas indesejadas.

Backups

Faça cópias de segurança dos seus arquivos mais importantes em pendrive, HD externo ou serviço de armazenamento na internet, como Google Drive ou Dropbox.

Equipamentos modernos

Computadores e celulares modernos oferecem mais capacidade de processamento e armazenamento do que máquinas ultrapassadas. A utilização de equipamentos mais novos irá aumentar a sua produtividade no home office.

Planejamento, organização e disciplina no Home Office

No dia-a-dia em home office, você é responsável por organizar o seu trabalho, para que ele seja o mais produtivo possível.

Esse autocontrole é um dos maiores desafios de trabalhar distante de colegas e líderes. Veja na lista abaixo dicas sobre como se organizar e aumentar a produtividade em Home Office:

Organização

Organize as suas tarefas todas as manhãs. Faça um checklist de tudo que precisa ser resolvido no dia, estabeleça prioridades e defina prazos.

Esta organização deve ser consultada ao longo do dia e servirá como guia para você otimizar a gestão do seu tempo de trabalho.

Faça uma tarefa de cada vez

Siga o plano que você definiu para o seu dia.

“A capacidade de fazer várias tarefas simultaneamente é um mito. O cérebro apenas alterna o foco de uma coisa para outra, em um processo que gasta recursos e causa sobrecarga cognitiva”, destaca Camila Campanhã, professora da Especialização em Neurociência e Psicologia Aplicada na Universidade Presbiteriana Mackenzie.

O estresse de tentar ser multitarefa ainda derruba o neurotransmissor dopamina, fundamental à atenção.

Interações

Confira emails e mensagens no máximo 3 vezes por dia, se não houver necessidade especial de ficar checando as atualizações.

Abra as suas mensagens de manhã, após o almoço e no final do dia. Uma frequência maior só serviria para criar mais distrações e diminuir a produtividade do trabalho.

Agenda

Esqueça a agenda tradicional e use uma agenda online, por dois motivos principais: 1 – compartilhe a agenda com seus colegas, para que eles saibam quando você está disponível e; 2 – configure os lembretes da agenda online para te avisarem sobre os seus compromissos, tirando de você a preocupação de ter que se lembrar deles.

Voz

Palavras escritas podem ser interpretadas de diferentes maneiras. Quando faladas, recebem a conotação exata que você quer passar.

Por isso, prefira videoconferências e ligações por telefone, quando for tratar de assuntos complexos.

Desta forma, você e seus interlocutores conseguirão alinhar suas necessidades e expectativas em muito menos tempo.

Pausas

Você não é uma máquina. Faça pausas sempre que terminar uma tarefa do seu planejamento ou a cada 50 minutos.

O ideal é que você não interrompa uma tarefa, mas por outro lado que respeite a necessidade de descansar.

Tome um café, vá para a janela respirar ar fresco, tome um pouco de sol e dê um descanso para o seu cérebro voltar a mil.

Por fim: Tenha um horário para terminar o trabalho

Outra grande dificuldade de se trabalhar em home office é aprender a se desligar do trabalho no final do dia.

Depois de um dia super produtivo, “vá para casa”: desligue o computador, saia da sua mesa e tire a roupa de trabalho.

Dê sinais para o seu cérebro que é hora de relaxar e recarregar as energias. Aproveite! Amanhã começa tudo de novo!

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